Privacy / Confidentialité
La section en français suit
Personal Information Protection Policy
At The French-Canadian Genealogist, we are committed to providing our clients with high-quality genealogy research services. As providing this service involves the collection, use and disclosure of some personal information about our clients, protecting their personal information is one of our highest priorities.
We are committed to protecting personal information according to British Columbia’s Personal Information Protection Act (PIPA). PIPA, which came into effect on January 1, 2004, sets out the ground rules for how B.C. businesses and not-for-profit organizations may collect, use and disclose personal information.
We will inform our clients of why and how we collect, use and disclose their personal information, obtain their consent where required, and only handle their personal information in a manner that a reasonable person would consider appropriate in the circumstances.
This Personal Information Protection Policy, in compliance with PIPA, outlines the principles and practices we will follow in protecting clients’ personal information.Our privacy commitment includes ensuring the accuracy, confidentiality, and security of our clients’ personal information and allowing our clients to request access to, and correction of, their personal information.
Definitions
Personal Information – means information about an identifiable individual (including name, birthdate, home address and phone number, marital status, and family members’ names and their personal information). Personal information does not include contact information (described below).
Contact information – means information that would enable an individual to be contacted at home or a place of business and includes name, position name or title, telephone number, address, email or fax number. Contact information is not covered by this policy or PIPA.
Policy 1 – Collecting Personal Information
1.1 Unless the purposes for collecting personal information are obvious and the client voluntarily provides his or her personal information for those purposes, we will communicate the purposes for which personal information is being collected, either orally or in writing, before or at the time of collection.
1.2 We primarily collect your personal information in order to provide you with The French-Canadian Genealogist’s relevant services, to let you know of other products and services which may be of interest to you, or to address any servicing requests.
The following are examples of personal information we may request:
Name, birth date, birth place, marital status and contact information;
Names of family members, along with relevant information (dates and places of birth, marriage and death, etc.), depending on the nature of the services The French-Canadian Genealogist is providing.
Policy 2 – Consent
2.1 We will obtain client consent to collect, use or disclose personal information (except where, as noted below, we are authorized to do so without consent).
2.2 Consent can be provided orally, in writing or electronically or it can be implied where the purpose for collecting using or disclosing the personal information would be considered obvious and the client voluntarily provides personal information for that purpose.
2.3 Consent may also be implied where a client is given notice and a reasonable opportunity to opt-out of his or her personal information being used for the marketing of new services or products and the client does not opt-out.
2.4 Subject to certain exceptions (e.g., the personal information is necessary to provide the service or product, or the withdrawal of consent would frustrate the performance of a legal obligation), clients can withhold or withdraw their consent for The French-Canadian Genealogist to use their personal information in certain ways. A client’s decision to withhold or withdraw their consent to certain uses of personal information may restrict our ability to provide a particular service or product. If so, we will explain the situation to assist the client in making the decision.
2.5 We may collect, use or disclose personal information without the client’s knowledge or consent in the following limited circumstances:
When the collection, use or disclosure of personal information is permitted or required by law;
When the personal information is available from a public source (e.g., a telephone directory);
When the disclosure is to an archival institution if the collection of the personal information is reasonable for research or archival purposes,
When we require legal advice from a lawyer;
For the purposes of collecting a debt;
To investigate an anticipated breach of an agreement or a contravention of law.
Policy 3 – Using and Disclosing Personal Information
3.1 We will only use or disclose client personal information where necessary to fulfill the purposes identified at the time of collection or for a purpose reasonably related to those purposes such as:
To conduct client surveys in order to enhance the provision of our services;
To contact our clients directly about products and services that may be of interest.
3.2 We will not use or disclose client personal information for any additional purpose unless we obtain consent to do so.
3.3 We will not sell client lists or personal information to other parties unless we have consent to do so.
3.4 The French-Canadian Genealogist’s website may feature ads or links from third parties. If you click on these ads in order to visit the site of any third-party company, advertiser or sponsor, you may be asked for personal information or payment details by these companies in order to purchase their products or services. These third parties have their own privacy statements and data collection practices. We assume no responsibility or liability for these policies.
3.5 The French-Canadian Genealogist uses third parties to undertake certain tasks for us. For example, we use third parties to process payments and to support our website. We may also request the assistance of researchers in other regions or countries. These third parties are only given access to information needed to perform their specific functions. These service providers may be in Canada, the United States, or in other jurisdictions.
Policy 4 – Retaining Personal Information
4.1 If we use client personal information to make a decision that directly affects the client, we will retain that personal information for at least one year so that the client has a reasonable opportunity to request access to it.
4.2 Subject to policy 4.1, we will retain client personal information only as long as necessary to fulfill the identified purposes or a legal or business purpose.
Policy 5 – Ensuring Accuracy of Personal Information
5.1 We will make reasonable efforts to ensure that client personal information is accurate and complete where it may be used to make a decision about the client or disclosed to another organization.
5.2 Clients may request a correction to their personal information in order to ensure its accuracy and completeness. A request to correct personal information must be made in writing and provide sufficient detail to identify the personal information and the correction being sought.
5.3 If the personal information is demonstrated to be inaccurate or incomplete, we will correct the information as required and send the corrected information to any organization to which we disclosed the personal information in the previous year. If the correction is not made, we will note the clients’ correction request in the file.
Policy 6 – Securing Personal Information
6.1 We are committed to ensuring the security of client personal information in order to protect it from unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification or disposal or similar risks.
6.2 The following security measures will be followed to ensure that client personal information is appropriately protected:
Physically securing offices where personal information is held;
Using usernames and passwords on computers with personal information;
Restricting employee access to personal information as appropriate (on a need-to-know basis);
Securing all personal information that is stored in computer cloud backup facilities using industry-standard encryption technologies;
Accepting requests from clients to have materials containing their personal information be returned to them, at their expense, or destroyed.
6.3 We will use appropriate security measures when destroying clients’ personal information such as shredding documents and deleting electronically stored information.
6.4 We will continually review and update our security policies and controls as technology changes to ensure ongoing personal information security.
Policy 7 – Providing Clients Access to Personal Information
7.1 Clients have a right to access their personal information, subject to limited exceptions.
7.2 A request to access personal information must be made in writing and provide sufficient detail to identify the personal information being sought.
7.3 Upon request, we will also tell clients how we use their personal information and to whom it has been disclosed if applicable.
7.4 We will make the requested information available within 30 business days, or provide written notice of an extension where additional time is required to fulfill the request.
7.5 A minimal fee may be charged for providing access to personal information. Where a fee may apply, we will inform the client of the cost and request further direction from the client on whether or not we should proceed with the request.
7.6 If a request is refused in full or in part, we will notify the client in writing, providing the reasons for refusal and the recourse available to the client.
Policy 8 – Questions and Complaints
8.1 Clients should direct any complaints, concerns or questions regarding The French-Canadian Genealogist’s compliance in writing to the organization. If The French-Canadian Genealogist is unable to resolve the concern, the client may also write to the Information and Privacy Commissioner of British Columbia.
Politique de protection des informations personnelles
Chez The French-Canadian Genealogist, nous nous engageons à fournir à nos clients des services de recherche en généalogie de haute qualité. Comme l’offre de ce service implique la collecte, l'utilisation et la divulgation de certaines informations personnelles sur nos clients, la protection de leurs informations personnelles est l'une de nos plus hautes priorités.
Nous nous engageons à protéger les informations personnelles conformément à la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique. La PIPA, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, établit les règles de base de la manière dont les entreprises et les organisations à but non lucratif de la Colombie-Britannique peuvent collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles.
Nous informerons nos clients de la raison pour laquelle et comment nous recueillons, utilisons et divulguons leurs informations personnelles, obtiendrons leur consentement si nécessaire et traiterons leurs informations personnelles de la même manière qu'une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.
Cette politique de protection des informations personnelles, conformant à la PIPA, décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles des clients. Notre engagement en matière de confidentialité consiste notamment à assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de nos clients et à permettre à nos clients de demander l’accès à leurs informations personnelles et de les corriger.
Définitions:
Informations personnelles - désigne les informations relatives à une personne identifiable (y compris nom, date de naissance, adresse et numéro de téléphone du domicile, état civil, noms des membres de la famille et informations personnelles les concernant). Les informations personnelles n'incluent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).
Informations de contact - Informations qui permettraient à une personne d'être contactée à domicile ou dans un lieu de travail. Elles comprennent le nom, le nom du titre ou du poste, le numéro de téléphone, l'adresse, le courrier électronique ou le numéro de télécopieur. Les informations de contact ne sont pas couvertes par cette politique ni par PIPA.
Politique 1 – Collecte d'informations personnelles
1.1 À moins que les objectifs de la collecte d'informations personnelles ne soient évidents et que le client fournisse volontairement ses informations personnelles à ces fins, nous communiquerons les objectifs pour lesquels les informations personnelles sont collectées, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.
1.2 Nous collectons principalement vos informations personnelles afin de vous fournir les services pertinents de The French-Canadian Genealogist, de vous informer sur d’autres produits et services susceptibles de vous intéresser ou pour répondre à toute demande de service.
Voici des exemples d'informations personnelles que nous pouvons demander:
Nom, date de naissance, lieu de naissance, état civil et informations de contact;
Noms de membres de la famille, ainsi que leurs informations pertinentes (dates et lieu de naissance, mariage et décès, etc.), en fonction de la nature des services fournis par The French-Canadian Genealogist.
Politique 2 – Consentement
2.1 Nous obtiendrons le consentement du client pour recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf si, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).
2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique, ou implicite lorsque le but de la collecte ou de l'utilisation des informations personnelles est considéré comme évident et que le client fournit volontairement des informations personnelles à cette fin.
2.3 Le consentement peut également être implicite lorsqu'un client reçoit un préavis et une possibilité raisonnable de retirer ses informations personnelles pour la commercialisation de nouveaux services ou produits et que le client ne le fait pas.
2.4 Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, quand les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement empêcherait l'exécution d'une obligation légale), les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement à ce que The French-Canadian Genealogist utilise leurs informations personnelles de certaines manières. La décision du client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations des informations personnelles peut limiter notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si tel est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre sa décision.
2.5 Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu du consentement du client dans les circonstances limitées suivantes:
lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est autorisée ou requise par la loi;
lorsque les informations personnelles sont disponibles auprès d'une source publique (par exemple, un répertoire téléphonique);
lorsque la divulgation est destinée à une institution archivistique si la collecte des informations personnelles est raisonnable aux fins de la recherche ou de l’archivage,
lorsque nous avons besoin des conseils juridiques d'un avocat;
aux fins de collecter une dette;
enquêter sur une éventuelle violation d'un contrat ou une infraction à la loi.
Politique 3 – Utilisation et divulgation des informations personnelles
3.1 Nous n'utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles du client que lorsque cela sera nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte ou pour des objectifs raisonnablement liés à ces objectifs, tels que:
mener des sondages auprès des clients afin d'améliorer la prestation de nos services;
contacter directement nos clients pour connaître les produits et services susceptibles de les intéresser.
3.2 Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels du client à d'autres fins que si nous obtenons leur consentement..
3.3 Nous ne vendrons pas des listes de clients ou leurs informations personnelles à des tiers, sauf si nous obtenons leur consentement.
3.4 Le site web de The French-Canadian Genealogist peut contenir des publicités ou des liens de tiers. Si vous cliquez sur ces publicités pour visiter le site d'une société tierce, d'un annonceur ou d'un sponsor, il se peut que ces sociétés vous demandent des informations personnelles ou des détails de paiement leur permettant de vendre leurs produits ou services. Ces tiers ont leurs propres déclarations de confidentialité et pratiques de collecte de données. Nous n'assumons aucune responsabilité pour ces polices.
3.5 The French-Canadian Genealogist fait appel à des tiers pour s’acquitter de certaines tâches. Par exemple, nous avons recours à des tiers pour traiter les paiements et gérer notre site Web. Nous pouvons également demander l'aide de chercheurs d'autres régions ou pays. Ces tiers n'ont accès qu'aux informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions spécifiques. Ces fournisseurs de services peuvent être situés au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres pays..
Politique 4 – Conservation des informations personnelles
4.1 Si nous utilisons les informations personnelles d’un client pour prendre une décision qui le concerne directement, nous conserverons ces informations pendant au moins un an afin que le client ait une possibilité raisonnable de demander à y accéder.
4.2 Sous réserve de la Politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles du client que le temps nécessaire à la réalisation des fins identifiées ou à une fin légale ou commerciale.
Politique 5 – Assurer l'exactitude des informations personnelles
5.1 Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles du client sont exactes et complètes, là où elles peuvent être utilisées pour prendre une décision à propos du client ou être divulguées à une autre organisation.
5.2 Les clients peuvent demander une correction de leurs informations personnelles afin d'assurer leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction d'informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction recherchée.
5.3 S'il s'avère que les informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous les corrigerons au besoin et enverrons les informations corrigées à toute organisation à laquelle nous avons communiqué les informations personnelles au cours de l'année précédente. Si la correction n’est pas apportée, nous noterons la demande de correction du client dans le fichier.
Politique 6 – Sécurisation des informations personnelles
6.1 Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles des clients afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés, ou tout risque similaire.
6.2 Les mesures de sécurité suivantes seront suivies pour garantir la protection appropriée des informations personnelles du client:
sécuriser physiquement les bureaux où sont conservées les informations personnelles;
utiliser des noms d'utilisateur et des mots de passe sur des ordinateurs contenant des informations personnelles;
restreindre l'accès des employés aux informations personnelles, le cas échéant (selon le besoin de savoir);
sécuriser toutes les informations personnelles stockées dans des installations de sauvegarde sur un nuage informatique à l'aide de technologie standard de cryptage;
accepter les demandes des clients voulant que les documents contenant leurs informations personnelles leur soient retournés, à leurs frais, ou détruits.
6.3 Nous prendrons les mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des clients, telles que le déchiquetage de documents et la suppression des informations stockées électroniquement.
6.4 Nous réviserons et mettrons continuellement à jour nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évoluera afin d'assurer la sécurité continue des informations personnelles.
Politique 7 – Fournir aux clients un accès aux informations personnelles
7.1 Les clients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles, sous réserve d'exceptions limitées.
7.2 Une demande d'accès à des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles recherchées.
7.3 Sur demande, nous indiquerons également aux clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été communiquées, le cas échéant.
7.4 Nous communiquerons les informations demandées dans un délai de 30 jours ouvrables ou aviserons par écrit d'une prolongation du délai supplémentaire requis pour répondre à la demande.
7.5 Des frais minimes peuvent être facturés pour l'accès aux informations personnelles. Si des frais sont facturés, nous en informerons le client et demanderons si le client veut donner suite à sa demande.
7.6 Si une demande est refusée en sa totalité ou en partie, nous en informerons le client par écrit, en précisant les motifs du refus et les recours possibles.
Politique 8 – Questions et plaintes
8.1 Les clients doivent adresser par écrit toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de The French-Canadian Genealogist à l’organisation elle-même. Si The French-Canadian Genealogist est incapable de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.