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Confidentialité

Politique de protection des informations personnelles

Chez The French-Canadian Genealogist, nous nous engageons à fournir à nos clients des services de recherche en généalogie de haute qualité. Comme l’offre de ce service implique la collecte, l'utilisation et la divulgation de certaines informations personnelles sur nos clients, la protection de leurs informations personnelles est l'une de nos plus hautes priorités.

Nous nous engageons à protéger les informations personnelles conformément à la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique. La PIPA, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, établit les règles de base de la manière dont les entreprises et les organisations à but non lucratif de la Colombie-Britannique peuvent collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles.

Nous informerons nos clients de la raison pour laquelle et comment nous recueillons, utilisons et divulguons leurs informations personnelles, obtiendrons leur consentement si nécessaire et traiterons leurs informations personnelles de la même manière qu'une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Cette politique de protection des informations personnelles, conformant à la PIPA, décrit les principes et les pratiques que nous suivrons pour protéger les informations personnelles des clients. Notre engagement en matière de confidentialité consiste notamment à assurer l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de nos clients et à permettre à nos clients de demander l’accès à leurs informations personnelles et de les corriger.

Définitions:

Informations personnelles - désigne les informations relatives à une personne identifiable (y compris nom, date de naissance, adresse et numéro de téléphone du domicile, état civil, noms des membres de la famille et informations personnelles les concernant). Les informations personnelles n'incluent pas les coordonnées (décrites ci-dessous).

Informations de contact - Informations qui permettraient à une personne d'être contactée à domicile ou dans un lieu de travail. Elles comprennent le nom, le nom du titre ou du poste, le numéro de téléphone, l'adresse, le courrier électronique ou le numéro de télécopieur. Les informations de contact ne sont pas couvertes par cette politique ni par PIPA.

 

Politique 1 – Collecte d'informations personnelles

1.1  À moins que les objectifs de la collecte d'informations personnelles ne soient évidents et que le client fournisse volontairement ses informations personnelles à ces fins, nous communiquerons les objectifs pour lesquels les informations personnelles sont collectées, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.

1.2  Nous collectons principalement vos informations personnelles afin de vous fournir les services pertinents de The French-Canadian Genealogist, de vous informer sur d’autres produits et services susceptibles de vous intéresser ou pour répondre à toute demande de service.  

Voici des exemples d'informations personnelles que nous pouvons demander:

  • Nom, date de naissance, lieu de naissance, état civil et informations de contact;

  • Noms de membres de la famille, ainsi que leurs informations pertinentes (dates et lieu de naissance, mariage et décès, etc.), en fonction de la nature des services fournis par The French-Canadian Genealogist.

Politique 2 – Consentement

2.1  Nous obtiendrons le consentement du client pour recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles (sauf si, comme indiqué ci-dessous, nous sommes autorisés à le faire sans consentement).

2.2  Le consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique, ou implicite lorsque le but de la collecte ou de l'utilisation des informations personnelles est considéré comme évident et que le client fournit volontairement des informations personnelles à cette fin.

2.3  Le consentement peut également être implicite lorsqu'un client reçoit un préavis et une possibilité raisonnable de retirer ses informations personnelles pour la commercialisation de nouveaux services ou produits et que le client ne le fait pas.

2.4  Sous réserve de certaines exceptions (par exemple, quand les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou le retrait du consentement empêcherait l'exécution d'une obligation légale), les clients peuvent refuser ou retirer leur consentement à ce que The French-Canadian Genealogist utilise leurs informations personnelles de certaines manières. La décision du client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations des informations personnelles peut limiter notre capacité à fournir un service ou un produit particulier. Si tel est le cas, nous expliquerons la situation pour aider le client à prendre sa décision.

2.5  Nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles à l’insu du consentement du client dans les circonstances limitées suivantes:

  • lorsque la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels est autorisée ou requise par la loi;

  • lorsque les informations personnelles sont disponibles auprès d'une source publique (par exemple, un répertoire téléphonique);

  • lorsque la divulgation est destinée à une institution archivistique si la collecte des informations personnelles est raisonnable aux fins de la recherche ou de l’archivage,

  • lorsque nous avons besoin des conseils juridiques d'un avocat;

  • aux fins de collecter une dette;

  • enquêter sur une éventuelle violation d'un contrat ou une infraction à la loi.
     

Politique 3 – Utilisation et divulgation des informations personnelles

3.1  Nous n'utiliserons ou ne divulguerons les informations personnelles du client que lorsque cela sera nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés au moment de la collecte ou pour des objectifs raisonnablement liés à ces objectifs, tels que:

  • mener des sondages auprès des clients afin d'améliorer la prestation de nos services;

  • contacter directement nos clients pour connaître les produits et services susceptibles de les intéresser.

3.2  Nous n'utiliserons ni ne divulguerons les renseignements personnels du client à d'autres fins que si nous obtenons leur consentement..

3.3  Nous ne vendrons pas des listes de clients ou leurs informations personnelles à des tiers, sauf si nous obtenons leur consentement.

3.4  Le site web de The French-Canadian Genealogist peut contenir des publicités ou des liens de tiers. Si vous cliquez sur ces publicités pour visiter le site d'une société tierce, d'un annonceur ou d'un sponsor, il se peut que ces sociétés vous demandent des informations personnelles ou des détails de paiement leur permettant de vendre leurs produits ou services. Ces tiers ont leurs propres déclarations de confidentialité et pratiques de collecte de données. Nous n'assumons aucune responsabilité pour ces polices.

3.5  The French-Canadian Genealogist fait appel à des tiers pour s’acquitter de certaines tâches. Par exemple, nous avons recours à des tiers pour traiter les paiements et gérer notre site Web. Nous pouvons également demander l'aide de chercheurs d'autres régions ou pays. Ces tiers n'ont accès qu'aux informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions spécifiques. Ces fournisseurs de services peuvent être situés au Canada, aux États-Unis ou dans d'autres pays..

 

Politique 4 – Conservation des informations personnelles

4.1  Si nous utilisons les informations personnelles d’un client pour prendre une décision qui le concerne directement, nous conserverons ces informations pendant au moins un an afin que le client ait une possibilité raisonnable de demander à y accéder.

4.2  Sous réserve de la Politique 4.1, nous ne conserverons les informations personnelles du client que le temps nécessaire à la réalisation des fins identifiées ou à une fin légale ou commerciale.

  

Politique 5 – Assurer l'exactitude des informations personnelles

5.1  Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles du client sont exactes et complètes, là où elles peuvent être utilisées pour prendre une décision à propos du client ou être divulguées à une autre organisation.

5.2  Les clients peuvent demander une correction de leurs informations personnelles afin d'assurer leur exactitude et leur exhaustivité. Une demande de correction d'informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles et la correction recherchée.

5.3  S'il s'avère que les informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous les corrigerons au besoin et enverrons les informations corrigées à toute organisation à laquelle nous avons communiqué les informations personnelles au cours de l'année précédente. Si la correction n’est pas apportée, nous noterons la demande de correction du client dans le fichier.

 

Politique 6 – Sécurisation des informations personnelles

6.1  Nous nous engageons à assurer la sécurité des informations personnelles des clients afin de les protéger contre tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification ou élimination non autorisés, ou tout risque similaire.

6.2  Les mesures de sécurité suivantes seront suivies pour garantir la protection appropriée des informations personnelles du client:

  • sécuriser physiquement les bureaux où sont conservées les informations personnelles;

  • utiliser des noms d'utilisateur et des mots de passe sur des ordinateurs contenant des informations personnelles;

  • restreindre l'accès des employés aux informations personnelles, le cas échéant (selon le besoin de savoir);

  • sécuriser toutes les informations personnelles stockées dans des installations de sauvegarde sur un nuage informatique à l'aide de technologie standard de cryptage;

  • accepter les demandes des clients voulant que les documents contenant leurs informations personnelles leur soient retournés, à leurs frais, ou détruits.

6.3  Nous prendrons les mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles des clients, telles que le déchiquetage de documents et la suppression des informations stockées électroniquement.

6.4  Nous réviserons et mettrons continuellement à jour nos politiques et contrôles de sécurité à mesure que la technologie évoluera afin d'assurer la sécurité continue des informations personnelles.

  

Politique 7 – Fournir aux clients un accès aux informations personnelles

7.1  Les clients ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles, sous réserve d'exceptions limitées.

7.2  Une demande d'accès à des informations personnelles doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les informations personnelles recherchées.

7.3  Sur demande, nous indiquerons également aux clients comment nous utilisons leurs informations personnelles et à qui elles ont été communiquées, le cas échéant.

7.4  Nous communiquerons les informations demandées dans un délai de 30 jours ouvrables ou aviserons par écrit d'une prolongation du délai supplémentaire requis pour répondre à la demande.

7.5  Des frais minimes peuvent être facturés pour l'accès aux informations personnelles. Si des frais sont facturés, nous en informerons le client et demanderons si le client veut donner suite à sa demande.

7.6  Si une demande est refusée en sa totalité ou en partie, nous en informerons le client par écrit, en précisant les motifs du refus et les recours possibles.

  

Politique 8 – Questions et plaintes

8.1  Les clients doivent adresser par écrit toute plainte, préoccupation ou question concernant la conformité de The French-Canadian Genealogist à l’organisation elle-même. Si The French-Canadian Genealogist est incapable de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.